每周都要把零散记录整理成周报时，真正值得复用的是材料格式、输出结构和核对步骤。只收藏一句很长的提示词，仍可能出现旧日期、重复事项和无依据的进度判断。建立模板的目标，是让每次输入可替换，结果能用同一套条件检查。
先选一个边界稳定的任务
从“根据本周工作记录生成周报草稿”开始，不要同时让工具安排下周计划、评价同事表现和发送邮件。确定读者需要哪些信息，例如已完成事项、仍在进行的工作、阻碍和需要决定的问题。每一项都应能回到本周材料。
如果任务本身每次变化很大，可以只固定信息收集表，保留输出结构的调整空间。模板不要求所有工作写成一样长，更不应为了填满栏目而补出不存在的成果或风险。
将固定规则与本次变量分开
固定规则包括读者、语气、列名、保密范围和不能推断的内容；本次变量包括报告周期、项目清单、原始记录和已确认变更。把两部分放在不同标题下，每次先替换变量，再检查是否残留上周日期。
输入记录可采用“任务编号、观察日期、本次变化、证据位置、当前问题”。任务编号长期保留，变化只写本周新增事实。没有新记录的事项不自动视作已完成，也不能照搬上周进展当成本周成绩。
给模板一份合格样本
挑选一条已核对记录，展示它应怎样转成周报。练习材料“已提交首页草稿，审核尚未结束”，合格输出仍应保留审核状态，不得写成“首页上线”。样本同时展示怎样处理信息缺口，比只提供漂亮成稿更有用。
再加一条容易误判的反例，例如“讨论可能延后”不等于“已延期”。样本数量无需很多，但要覆盖常见错误。样本中的人名、日期和项目内容应明确属于练习，避免被当成本周实际材料。
保存一段可重复执行的说明
根据“本期材料”生成周报，报告周期以本期字段为准。输出已完成、进行中、阻碍、需要决定四部分。每条保留任务编号，只描述材料支持的本期变化。建议与事实分开；缺少状态时列入核对问题。不要沿用示范中的日期、姓名和成果，也不要自行发送结果。
模板末尾附验收清单：日期属于本期、编号无重复、完成状态有证据、数字有出处、需要决定的问题具体可答。生成完成后，应逐项检查，不将工具自己的“全部通过”作为唯一记录。
用少量不同材料试跑
准备一个正常周、一周没有进展的情况，以及只有取消或延期事项的情况。分别观察输出是否仍然诚实。没有成果时应说明当前状态，不写成“稳步推进”；记录相互矛盾时应指出冲突，不替你选一个好看的结论。
把发现的问题记录为“输入、错误输出、期望处理”，再修改对应规则。一次只改一个容易观察的地方，使用相同材料重跑，确认没有把原本正确的字段改坏。这里检查的是模板适用性，不是给模型评一个永久分数。
每次运行只更新本期材料
- 复制已确认模板，填入本期日期与新的工作记录。
- 检查材料范围、权限和是否混入上期内容。
- 生成草稿后，对照任务编号核对变化与状态。
- 确认后另存发布稿，同时保存本次输入和模板版本。
若工具有长期记忆或自动读取文件的能力，也要明确这次允许使用哪些材料。不能只说“按上次来”，却忘了上次讨论过的临时例外是否仍然适用。
为模板设置修改条件
读者、项目范围或数据口径改变时，再调整模板；单次措辞不满意，可以先编辑本期输出。把临时要求不断塞进长期规则，容易形成互相冲突的限制。旧版本保留，变更理由写清，便于发现效果变差时回退。
模板稳定之后，可以考虑接入定时提醒或自动处理，但发送、覆盖文件和调用外部系统需要单独配置。文章中的模板只是整理草稿的流程，不会因为写了“每周”就自动获得持续运行或对外发布的能力。